Last Updated on 07/05/2024

在現今這個全球化的商業環境裡,使用電子郵件聯繫是非常普遍的,無論是在工作上或是面試求職,只要是在外商公司工作,英文Email都是非常重要的社交工具。 

一封完整的email架構和用法有許多細節需要注意,不管是email主旨、開頭、內文結構或是結語都應該清楚表達,否則有可能面臨讓對方看不懂的窘境。 

主旨

一封email最重要的就是信件的主旨,可以讓收件人在尚未點開郵件時明白這封信的內容大綱,進而考慮閱讀郵件的優先順序。主旨必須明確(目的,時間,地點,要求)和精簡,切勿留白或未呼應內文,否則該郵件可能會被歸類為垃圾郵件而被收件者忽略。 

開頭

主要會以Dear 收件人名 或Hi 收件人名 作為該開頭,若信件是偏向的合約或是求職這種較正式的內容會以Dear 收件人名 為主,像各種廣告活動或是行銷企劃這種較輕鬆的內容會以Hi  收件人名 為主 

內文結構

主要分為三段 

  • 開頭以開門見山法直接表明來信目的,例如: I am writing for……/ I am interested in.….. 
  • 內文詳細說明內容和事件
  • 結尾以商業email來說,通常會加一兩句簡單的收尾像是祝賀對方、表達感謝和期待未來更多合作等句型,例如: Thank you for your time and consideration/ I look forward hearing from you.

結語

結語通常會根據對象和目的有不同的表達方式,常見的結語有 

  • Kind Regards/ Warm Regards
  • Best Wishes
  • Sincerely/ Your sincerely
  • Cheers
  • Many thanks

除了商用email之外,在外商公司上班不免會遇到需要請假的時刻,以下是幾個關於請假的幾個重要名詞,趕快拿筆記下來,下次請假不要再打錯字了喔! 

  • Sick Leave 病假 
  • Personal Leave 事假 
  • Funeral Leave 喪假 
  • Marriage Leave 婚假 
  • Menstruation Leave 生理假 
  • Maternity Leave 產假 
  • Paternity Leave 陪產假 
  • Official Leave 公假 
  • Paid Leave 帶薪假 
  • Annual Leave 年假 
  • Compensatory Time 補休 

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